Εισαγωγή μηχανήματος συσκευασίας: Τι πρέπει να καθορίσετε στην παραγγελία και κατά την παράδοση όταν τα Incoterms, ο χρόνος παράδοσης και τα στοιχεία ανόρθωσης δεν είναι διαθέσιμα

Γιατί ο εμπορικός όρος και το όριό του ανήκουν στην προσφορά και όχι σε μια παραδοχή

Η προσφορά είναι το μόνο έγγραφο που καθορίζει ποιος πληρώνει και ποιος φέρει τον κίνδυνο σε κάθε τμήμα της μετακίνησης. Αν ο εμπορικός όρος και το όριό του δεν αναφέρονται εκεί, ανακαλύπτετε το κενό όταν η μηχανή βρίσκεται ήδη στο λιμάνι και τα έξοδα είναι δικά σας εκ των προτέρων.

Ένας οδηγός από την πλευρά του προμηθευτή αναφέρει ρητά ότι η προσφορά πρέπει να προσδιορίζει τον εμπορικό όρο, τον προορισμό, τη συσκευασία, το όριο μεταφοράς, την ευθύνη εισαγωγής, την εκφόρτωση, την εγκατάσταση, τη θέση σε λειτουργία, την εκπαίδευση και τα έξοδα που σχετίζονται με ταξίδια, αντί να θεωρούνται ότι περιλαμβάνονται²⁶.

Ένας δεύτερος οδηγός από την πλευρά του αγοραστή απαιτεί αναλυμένες παραδοχές Incoterm και χρόνου παράδοσης στο εμπορικό πεδίο εφαρμογής, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε δύο προσφορές με τις ίδιες εισόδους τελικού κόστους³⁰. Αυτό που δεν κάνουν οι πηγές είναι να σας πουν τι ακριβώς κατανέμουν τα EXW, FOB, CIF ή DAP.

Μία σελίδα προμηθευτή αναφέρει ότι η υπηρεσία DDP ενδέχεται να είναι διαθέσιμη για επιλεγμένους προορισμούς και ότι για αποστολές εκτός DDP ενδέχεται να ισχύουν δασμοί εισαγωγής, τέλη τελωνειακού εκκαθάρισης, τοπικοί φόροι και άλλες χρεώσεις προορισμού¹⁷. Πρόκειται για δήλωση σχετικά με τη δική προσφορά αποστολής ενός προμηθευτή, όχι για ορισμό των υπόλοιπων όρων.

Η ίδια σελίδα συμβουλεύει τους αγοραστές μεγάλων μηχανών, εξατομικευμένου εξοπλισμού ή ολόκληρων γραμμών παραγωγής να επικοινωνούν με τον προμηθευτή πριν την παραγγελία, για να επιβεβαιώσουν τον τρόπο αποστολής, τις απαιτήσεις συσκευασίας, το κόστος μεταφοράς και τον εκτιμώμενο χρόνο παράδοσης¹⁷.

Αντιμετωπίστε το ως τη μορφή της συζήτησης που χρειάζεστε και όχι ως υποκατάσταση του ίδιου του κειμένου Incoterm. Το πρακτικό βήμα είναι να γράψετε ρητά το όριο.

Ποιος κάνει τη κράτηση του μεταφορικού; Ποιος εκτελεί τις διαδικασίες εξαγωγής και εισαγωγής; Πού μεταβιβάζεται ο κίνδυνος; Ποιος πληρώνει την εκφόρτωση στον προορισμό; Περιλαμβάνονται η εγκατάσταση, η θέση σε λειτουργία και η εκπαίδευση στην τιμή; Ζητήστε από τον προμηθευτή να αναφέρει καθεμία από αυτές έναντι του ονοματισμένου εμπορικού όρου στην προσφορά.

Έπειτα κάντε την παραγγελία να παραπέμπει σε αυτή τη δήλωση.

Αποκλεισμός προσφορών που δεν αναφέρουν εμπορικό όρο, προορισμό και όριο μεταφοράς

Μια σύγκριση μόνο βάσει τιμής κρύβει ακριβώς τα έξοδα που προσπαθείτε να ελέγξετε. Δύο προσφορές τοποθετημένες δίπλα σε ένα κοινό φύλλο απαιτήσεων αποκαλύπτουν ποια στοιχεία βρίσκονται μέσα στην τιμή και ποια θεωρούνται ότι περιλαμβάνονται.

Το φύλλο αναγκάζει τους δύο προμηθευτές να απαντήσουν στα ίδια ερωτήματα για δείγματα προϊόντος, συσκευασίες, βάση αποδεκτής απόδοσης, αποθήκη εργαλείων, επιθεώρηση, FAT, τεκμηρίωση, παράδοση και ευθύνες μεταπωλητικής υποστήριξης²⁶. Χωρίς αυτό το φύλλο, ένας χαμηλότερος επιφανειακός αριθμός μπορεί απλώς να είναι μια προσφορά με περισσότερο πεδίο εισαγωγής εκτός.

Αυτό είναι το ίδιο μοτίβο αποτυχίας που εμφανίζεται γενικά στις αγορές κεφαλαιακού εξοπλισμού. Η αντιμετώπιση της τιμής ως κύριου παράγοντα απόφασης αντί του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας αναφέρεται ως συνηθισμένο λάθος των αγοραστών.

Η συνιστώμενη αντιμετώπιση είναι να ζητήσετε πλήρη πενταετή εκτίμηση TCO αντί μόνο της τιμής αγοράς¹⁶³². Η έκθεση σε δασμούς καθιστά το τελικό κόστος και τον σχεδιασμό του χρόνου παράδοσης μέρος της αξιολόγησης του προμηθευτή, παράλληλα με την τεχνική αξιολόγηση¹⁸.

Για το RFQ σας, το κριτήριο είναι απλό. Αν μια προσφορά δεν αναφέρει τον εμπορικό όρο, τον προορισμό, το πεδίο συσκευασίας, το όριο μεταφοράς και ποιος φέρει την ευθύνη εισαγωγής, δεν μπορείτε να τη συγκρίνετε με μια που τα αναφέρει.

Στείλτε το ίδιο έγγραφο RFQ με πανομοιότυπες προδιαγραφές σε κάθε υποψήφιο προμηθευτή. Αυτός είναι ο φθηνότερος τρόπος να λάβετε προσφορές που μπορείτε να βάλετε τη μία δίπλα στην άλλη¹⁶.

Επιλογή της κατηγορίας χαρτονιού και του τύπου δίσκου του κιβωτίου και λήψη των ονομαστικών τιμών σε γραπτά

Η κατηγορία χαρτονιού καθορίζεται από το βάρος του προϊόντος και από το πόσα τμήματα μεταφοράς αντιμετωπίζει το κιβώτιο. Το υλικό του δίσκου καθορίζει αν ισχύει καθόλου η γραφειομακία επεξεργασίας ξύλου.

Για ένα μηχάνημα συσκευασίας, η σχετική κατηγορία κατασκευής είναι η βαρύτερη. Το τριπλό τοίχωμα κυψωτού χαρτονιού προορίζεται για βαριά μηχανήματα, βιομηχανικά εμπορεύματα σε δίσκο ή αποστολές εξαγωγής που αντιμετωπίζουν δύσκολη διακίνηση σε πολλαπλά τμήματα μεταφοράς¹⁹.

Το διπλό τοίχωμα αξίζει το επιπλέον κόστος πάνω από περίπου 15–20 kg βάρους προϊόντος ή όταν τα κιβώτια στοιβάζονται σε αρκετές στρώσεις, κάτι που ένα κιβώτιο μηχανήματος θα ξεπερνά κατά πολύ¹⁹.

Στον δίσκο, οι ξύλινοι δίσκοι υπόκεινται σε απαιτήσεις θερμικής επεξεργασίας ή απαέρωσης κατά ISPM 15, ενώ ένας μη πορώδης πλαστικός δίσκός περιγράφεται ως απαλλαγμένος από αυτές τις απαιτήσεις⁴. Η διαφορά αλλάζει τα έγγραφα εξαγωγής, άρα το υλικό του δίσκου αποτελεί απόφαση προδιαγραφής συσκευασίας και όχι λεπτομέρεια αποθήκης.

Η πηγή περιγράφει ένα συγκεκριμένο μοντέλο πλαστικού δίσκου ως μη πορώδες, χωρίς σχίσματα και εύκολο στον καθαρισμό⁴. Αντιμετωπίστε το ως τις περιγραφόμενες ιδιότητες αυτού του προϊόντος και όχι ως γενικό κανόνα για όλους τους πλαστικούς δίσκους.

Οι ασαφείς περιγραφές δεν αντέχουν σε διαφορά με τις τελωνειακές αρχές ή σε ζημιά. Ζητήστε γραπτώς τις ονομαστικές τιμές ECT και αντοχής στη διάρρηξη αντί να δεχτείτε εκφράσεις όπως «βαριά κατασκευή» ή «ποιότητα εξαγωγής», που δεν είναι τυποποιημένες και μπορούν να οδηγήσουν σε ανεπαρκώς προσδιορισμένη συσκευασία¹⁹.

Ο πίνακας παρακάτω διατυπώνει τι πρέπει να επαληθεύσετε για κάθε επιλογή συσκευασίας.

Τι να αποδεχτείτε πριν την πληρωμή του υπολοίπου και την αποστολή

Η αποστολή πριν την αποστολή είναι το τελευταίο σημείο όπου διατηρείτε ακόμη διαπραγματευτική ισχύ έναντι του προμηθευτή, επειδή η πληρωμή του υπολοίπου και η αποστολή βρίσκονται και τα δύο πίσω της. Συνδέστε αυτή την αποστολή σε αντικειμενικά αποδεικτικά στοιχεία αντί σε ηλεκτρονικό μήνυμα προόδου.

Ζητήστε την εγκεκριμένη προδιαγραφή, το πρόγραμμα επιθεώρησης, τις φωτογραφίες ή τα αρχεία παραγωγής, την ποσότητα, τις σημάνσεις κιβωτίων και τη δυνατότητα επιθεώρησης από τρίτο μέρος³⁰. Κάθε στοιχείο της λίστας παρακάτω είναι κάτι που μπορείτε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε πριν μετακινηθούν χρήματα.

• ✓Εγκεκριμένη προδιαγραφή που αντιστοιχεί στη διαμόρφωση της παραγγελίας
• ✓Πρόγραμμα επιθεώρησης με κριτήρια ελαττωμάτων και ταυτοποίηση παρτίδας
• ✓Φωτογραφίες ή αρχεία παραγωγής από την κατασκευή
• ✓Ποσότητα επιβεβαιωμένη έναντι της λίστας συσκευασίας
• ✓Συμφωνημένες και εφαρμοσμένες σημάνσεις κιβωτίων, συμπεριλαμβανομένων SSCC και ταυτοποίησης παρτίδας ή σειράς όπου χρησιμοποιείται το πρότυπο ετικετών
• ✓Διεξαγωγή της επιλογής επιθεώρησης από τρίτο μέρος ή ρητή παραίτησή της
• ✓Τήρηση των αποδεικτικών παράδοσης και παραλαβής σε ανακτήσιμη μορφή όπου πρέπει να τεκμηριώνεται η παραλαβή

Συνθήκες FAT και έλεγχοι πρόσβασης στον χώρο που πρέπει να καθοριστούν πριν την κατασκευή της μηχανής

Το RFQ πρέπει να επιβεβαιώνει την πρόσβαση για την εκφόρτωση και την τοποθέτηση της μηχανής. Πρέπει επίσης να καθορίζει το υλικό δοκιμής FAT, το προϊόν, τα εργαλεία, τις συνθήκες αποδοχής και ποιος παρέχει τα υλικά δοκιμής πριν ολοκληρωθεί η μηχανή²⁵.

Η προειδοποίηση που συνοδεύει αυτή τη σύσταση είναι ο λόγος που έχει σημασία. Μην περιμένετε μέχρι να ολοκληρωθεί η μηχανή για να διαπιστώσετε ότι ο αγοραστής και ο προμηθευτής έχουν διαφορετικές προσδοκίες για το τι πρέπει να αποδείξει η FAT²⁵.

Μόλις κατασκευαστεί η μηχανή, η αλλαγή της βάσης δοκιμής σημαίνει αλλαγή του προγράμματος.

Στην πλευρά του χώρου, μια επισκόπηση πριν την εγκατάσταση πρέπει να επιβεβαιώνει τις πόρτες πρόσβασης, τη χωρητικότητα της αποβάθρας φορτοεκφόρτωσης, τον εξοπλισμό ανόρθωσης όπως γερανοί ή πατάρια, τα σημεία ανάρτησης, την ικανότητα φορτίου του δαπέδου και την ανοχή επιπέδου πριν φτάσει ο εξοπλισμός²⁴.

Ο δηλωμένος σκοπός είναι η αποφυγή καθυστερήσεων στο πρόγραμμα και δαπανηρών επαναληπτικών εργασιών²⁴. Σημειώστε τι δεν περιέχει αυτή η λίστα.

Καμία πηγή από αυτό το σύνολο δεν καθορίζει την απαιτούμενη χωρητικότητα γερανού ή παταριού, τη διάταξη ανάρτησης με ιμάντες ή δοκό, ούτε αν παρέχεται επίσημο σχέδιο ανόρθωσης ή μελέτη ανύψωσης. Αυτά είναι στοιχεία που ζητάτε από τον προμηθευτή να αναφέρει, όχι στοιχεία που μπορείτε να αντλήσετε από αυτή την τεκμηρίωση.

Τρεις ανεξάρτητοι οδηγοί από την πλευρά του αγοραστή συγκλίνουν στο να συνδέεται η αποστολή και η εγκατάσταση σε τεκμηριωμένους προελέγχους: πρόσβαση στον χώρο και δυνατότητα ανόρθωσης, συνθήκες αποδοχής FAT και αποδεικτικά αποστολής πριν την αποστολή²⁴²⁵³⁰.

Κανένας από αυτούς δεν καθιερώνει υποχρεωτική ή τυποποιημένη λίστα ελέγχου, οπότε αντιμετωπίστε τη σύγκλιση ως μια λογική αλληλουχία και όχι ως κανονιστικό καθεστώς²⁴²⁵³⁰.

Πώς να αντιμετωπίσετε τον δηλωμένο χρόνο παράδοσης και την περίοδο εγγύησης του προμηθευτή

Ζητήστε τον χρόνο παράδοσης πριν οριστικοποιηθεί η διαμόρφωση, και καθορίστε τις προσδοκίες FAT στο RFQ ταυτόχρονα²⁵. Μία πηγή περιγράφει τον χρόνο παράδοσης μιας παραγγελίας εξοπλισμού ως 8–16 εβδομάδες, με FAT πριν την αποστολή, μέσα σε μια αλληλουχία έργου αυτοματοποίησης περίπου ενός έτους²⁰.

Ο αριθμός προέρχεται από πηγή κλάσης προμηθευτή και περιγράφει μία αλληλουχία έργου, οπότε χρησιμοποιήστε τον μόνο ως προσωρινή ένδειξη σχεδιασμού και όχι ως πρόγραμμα ανά στάδιο.

Καμία πηγή από αυτό το σύνολο δεν αναλύει τον χρόνο παράδοσης σε μελέτη, παραγωγή, FAT, συσκευασία σε κιβώτια, εσωτερική μεταφορά, τελωνείακό εξαγωγής, θαλάσσια ή εναέρια μεταφορά, τελωνείακό εισαγωγής και τελική παράδοση με διάρκεια για κάθε στάδιο. Η εγγύηση είναι παράγοντας σύγκρισης και όχι ένας ενιαίος αριθμός.

Η αξιολόγηση προμηθευτή οφείλει να επαληθεύει τις πιστοποιήσεις συμμόρφωσης που αφορούν τον κλάδο, όπως CE, UL, GMP ή κατάλληλο για τρόφιμα, καθώς και τους όρους εγγύησης και τι ακριβώς καλύπτουν³⁴. Ένας προμηθευτής μηχανημάτων διαφημίζει εγγύηση 1 έτους³⁵.

Πρόκειται για τη δική προσφορά ενός προμηθευτή και όχι για πρότυπο αγοράς. Ένας ξεχωριστός οδηγός κόστους σημειώνει ότι μια ολοκληρωμένη εγγύηση και άμεσα διαθέσιμη τεχνική υποστήριξη προστατεύουν την επένδυση, και ότι η εγκατάσταση, η εκπαίδευση και η συντήρηση αποτελούν πρόσθετα κόστη προς προϋπολογισμό³³.

Αυτό που καμία από αυτές τις πηγές δεν καλύπτει είναι πότε μεταβιβάζεται ο κίνδυνος βάσει του επιλεγμένου Incoterm, ποια ρήτρα ασφάλισης φορτίου ισχύει, ποιος υποβάλλει την αξίωση ή αν η εγγύηση του προμηθευτή καλύπτει ζημιές που συμβαίνουν μετά τη μεταβίβαση του κινδύνου³⁴³⁵³³.

Αυτά τα ερωτήματα ανήκουν στη συζήτηση της σύμβασης και όχι σε μια παραδοχή σχεδιασμού.

Καταγραφή των ακαθορισμένων σημείων στη σύμβαση ως υποχρεώσεις του προμηθευτή

Ένα κενό στην τεκμηρίωση δεν είναι κενό στην έκθεσή σας. Οι ρήτρες πρέπει να υπάρχουν ούτως ή άλλως στην παραγγελία, άρα τα στοιχεία παρακάτω προσδιορίζονται ως απαιτήσεις που επαληθεύει ο αγοραστής και όχι ως τεκμηριωμένα γεγονότα.

Ζητήστε από τον προμηθευτή να αναφέρει καθένα από αυτά σε γραπτά έναντι του ονοματισμένου εμπορικού όρου, και κάντε την απάντηση μέρος της παραγγελίας.

• ✓Σημείο μεταβίβασης κινδύνου και κατανομή κόστους για τον επιλεγμένο Incoterm, αναφερόμενα στην παραγγελία
• ✓Χρόνος παράδοσης ανά στάδιο: μελέτη, παραγωγή, FAT, συσκευασία σε κιβώτια, εσωτερική μεταφορά, τελωνείακό εξαγωγής, μεταφορά, τελωνείακό εισαγωγής, τελική παράδοση
• ✓Κατασκευαστική λεπτομέρεια του κιβωτίου: κόντρα πλακά ή στερεό ξύλο, βάσεις από σανίδες, απομόνωση από κρούσεις και κραδασμούς, φράγμα υγρασίας, αποξηραντικό
• ✓Σημεία ανάρτησης, κέντρο βάρους, απαιτούμενη χωρητικότητα γερανού ή παταριού, και αν παρέχεται σχέδιο ανόρθωσης ή μελέτη ανύψωσης
• ✓Πλήρες σύνολο τεκμηρίων εισαγωγής: εμπορικό τιμολόγιο, λίστα συσκευασίας, εγγραφή φορτίου ή αεροπορική διατύπωση, πιστοποιητικό καταγωγής, κωδικός HS, άδεια εισαγωγής, δήλωση CE ή UKCA, πιστοποιητικά EMC
• ✓Βάση μεταφοράς: χαράζομενο βάρος, εμπορευματοκιβώτιο ή LCL, ρήτρα ασφάλισης, διαχείριση τερματικού, επιβάρυνση και ευθύνη αποθήκευσης
• ✓Πεδίο επιθεώρησης παραλαβής εκτός κιβωτίου: κατάσταση κιβωτίου, ενδείκτες κλίσης και κραδασμούν, έλεγχος σειράς και πινακίδας, επαλήθευση παρελκόμενων και εργαλείων, φωτογραφικό αρχείο, υπογεγραμμένο δελτίο παράδοσης με σημειώσεις παρεκκλίσεων

Όπου οι πηγές διαφωνούν ή σιωπούν στην ευθύνη Incoterm

Η ένστικτο του αγοραστή είναι να αναζητήσει έναν πίνακα εμπορικών όρων και να τον θεωρήσει τελικό. Σε αυτό το σύνολο τεκμηρίωσης δεν είναι τελικό, και η τίμιη θέση είναι ότι πρέπει να καθορίσετε την κατανομή συμβατικά.

Μία σελίδα προμηθευτή αναφέρει τη διαθεσιμότητα DDP για επιλεγμένους προορισμούς και τις χρεώσεις προορισμού σε αποστολές εκτός DDP¹⁷, αλλά καμία πηγή εδώ δεν ορίζει τα σημεία μεταβίβασης κινδύνου ή την κατανομή κόστους για EXW, FOB, CIF ή DAP.

Ο πίνακας παρακάτω χωρίζει το αναφερόμενο από το απουσιάζον, ώστε να βλέπετε ποια πλευρά κάθε ερωτήματος σας απομένει να γράψετε μόνοι σας.

Προσφορές πριν την παραγγελία

• Ζητήστε από τον προμηθευτή τεκμηρίωση για το συγκεκριμένο μοντέλο και καταγράψτε τη συνθήκη που θα άλλαζε την απόφαση αγοράς σας.
• Ζητήστε σχετικούς προορισμούς εξαγωγής, παραδείγματα εγκατεστημένου παρκόπλου και συγκρίσιμα στοιχεία επικοινωνίας πελατών.
• Ζητήστε από τον προμηθευτή τεκμηρίωση για το συγκεκριμένο μοντέλο και καταγράψτε τη συνθήκη που θα άλλαζε την απόφαση αγοράς σας.
• Ζητήστε από τον προμηθευτή τεκμηρίωση για το συγκεκριμένο μοντέλο και καταγράψτε τη συνθήκη που θα άλλαζε την απόφαση αγοράς σας.
• Ζητήστε τους αριθμούς πιστοποιητικών, τους φορείς έκδοσης, το πεδίο εφαρμογής και την ισχύ τους για το ακριβές μοντέλο και την αγορά προορισμού.
• Ζητήστε από τον προμηθευτή τεκμηρίωση για το συγκεκριμένο μοντέλο και καταγράψτε τη συνθήκη που θα άλλαζε την απόφαση αγοράς σας.
• Ζητήστε από τον προμηθευτή τεκμηρίωση για το συγκεκριμένο μοντέλο και καταγράψτε τη συνθήκη που θα άλλαζε την απόφαση αγοράς σας.
• Επιβεβαιώστε την ονομαστική κάλυψη υποστήριξης, τις προσδοκίες χρόνου απόκρισης και τους όρους εγγύησης για τον προορισμό σας.
• Ζητήστε από τον προμηθευτή τεκμηρίωση για το συγκεκριμένο μοντέλο και καταγράψτε τη συνθήκη που θα άλλαζε την απόφαση αγοράς σας.